一、职业安全健康管理体系审核的对象及目的
职业安全健康管理体系审核的对象是用人单位的职业安全健康管理体系。
职业安全健康管理体系审核的目的在于通过审核判断受审核方的职业安全健康管理体系的符合性及有效性,以便于找出差距与不足,使职业安全健康管理体系得以不断改进,从而实现职业安全健康绩效的改善。审核是一个系统、独立和文件化的过程,其根本目的在于确保职业安全健康管理体系持续有效地运行同时促进安全与经济的协调发展。
二、职业安全健康管理体系审核的准则与方式
(一)职业安全健康管理体系的审核准则
职业安全健康管理体系审核是一个客观地获取审核证据,并对照审核准则进行判断的过程。职业安全健康管理体系审核准则一般包括以下三部分:
(1)审核规范;
(2)受审核方的职业安全健康管理体系文件
(3)适用于受审核方的职业安全健康法律、法规及其他要求。
(二)职业安全健康管理体系审核方式
职业安全健康管理体系审核具有系统化、文件化程序化的特点,并具有客观性,因此,审核的方式也必须按照规定的程序和规则进行。
职业安全健康管理体系审核包括文件审核及现场审核两部分一般采用查阅文件,调阅记录,与用人单位的管理者及操作人员面谈、问卷及现场观察等方式进行。现场审核可采用抽样的方式进行,抽样必须有代表性。
三、职业安全健康管理体系审核的类型
职业安全健康管理体系的审核,按审核方与受审核方的关系,可分为内部审核和外部审核两种基本类型。其中,内部审核又称为第一方审核,外部审核又可分为第二方审核和第三方审核。
(一)第一方审核
第一方审核指由用人单位的成员或其他人员以用人单位的名义进行的审核。
这种审核为用人单位提供了一种自我检查、自我完善的机制,可为有效的管理评审和采取纠正、预防或改进措施提供信息。
(二)第二方审核
第二方审核是在某种合同要求的情况下,由用人单位(受审核方)有某种利益关系的相关方(委托方)或由其他人员以相关方的名义实施的审核。这种审核旨在为用人单位的相关方提供信息认证的证据。
第二方审核可以采用一般的职业安全健康管理体系审核准则,也可以由合同方进行特殊规定。
(三)第三方审核
第三方审核是由独立于受审核方且不受其经济利益制约的第三方机构,依据特定审核准则,按规定的程序和方法对受审核方进行的审核。
在第三方审核中,由第方认证机构依提认可制度的要求实施的以认证为目的的审核又称为认证审核。认证审核旨在为受审核方提供符合性的客观证明和书面保证。在上述三种审核类型中,第三方认证审核的客观程度最高。因此,认证审核往往被称为具有权威性、公正性、客观的审核,具有更强的可信度。
四、职业安全健康管理体系的内部审核
(一)内部审核的目的和作用
职业安全健康管理体系内部审核,是为了检查与确认体系各要素的实施效果是否按照计划有效实现,体系是否适用。它是对体系运行是否达到规定的目标所做的系统的、独立的检查和评价,是体系的一种自我保证手段。
定期进行职业安全健康管理体系内部审核,是向用人单位管理者提供管理体系是否正常的证明,以便根据审核结果采取措施,消除减少和预防各种不符合项。定期进行管理体系内部审核,发现、寻找管理手册的不足,发现新的需求和用人单位内外部环境的重要改变,以便对手册进一步完善。内部审核可以自我诊断和评审本用人单位的职业安全健康绩效、需求、优势和不足,以确定体系实施的有效程度是否达到预期的效果;内部审核就可以及时发现问题以便采取纠正措施,是进一步改进完善体系的强有力手段;内部审核还可在外部审核发现不符合项之前便能采取纠正行为,有助于用人单位顺利通过外部审核。
(二)内部审核的主要内容
(1)对管理体系总体进行审核;
(2)对管理体系的具体要素进行审核。
(三)对内审员的基本要求
(1)经过有关机构培训,取得内审员资格;
(2)熟悉用人单位的运行情况。
(四)对内部审核工作的基本要求
(1)内部审核对用人单位或部门都是必要的,也是审核规范所规定的;
(2)内部审核应由与被审核对象无直接责任的人员(内审员)来实施(审核规范要求的),只有这样才能确保审核的公正性;
(3)内部审核一般对体系的全部要素进行全面审核,通常要在一年内把所有的要素全部审核一遍
(4)每次内部审核都必须写出审核报告;
(5)每次完成内部审核后,应尽快将详尽的内部审核报告提交最高管理者,以便其掌握情况并及早做出纠正决策。
(五)内部审核的基本程序
1.编制内部审核计划
每年年初,管理者代表应编制一份该年度的内部审核计划表审核计划表应呈交最高管理者批准。
2.内审前的准备
应在审核前5天内,向各有关部门的领导通知确切的内部审核日期管理代表应为每次审核委派负责该项审核的审核员(审核组长)
3.实施内部审
受委派的审核员应在实施审核前研究有关的程序文件,并应编制内审所需的检查表,同时决定是否需取得其他文件及是否需要有人员陪同。
审核员应通知部门领导何时开始审核。审核中如发现有问题,应尽早给予口头反馈;如有任何误解亦应尽早解决。审核的目的是寻找不符合适用审核规范或程序的客观证据,不应在任何发现的问题中加人个人的责备。
4.报告内部审核中发现的问题
审核员应在审核完成后,通知有关的部门领导,并对所发现的问题做一次口头报告,并对这些问题发布纠正措施要求表。内部审核员应在纠正措施要求表中填写不合格的详细内容,纠正措施栏不要填写。
5.对审核所发现问题的反应
对每一份纠正措施要求表必须在5个工作日内做出书面反应,详细说明建议采取的纠正措施和完成期限。对纠正措施要求表不做出反应时,管理者代表应加以追查并向最高管理者报告。如果对纠正措施的需要或对纠正措施的性质不能达成一致意见时,管理者代表应报告给最高管理者进行裁决。
6.验证纠正措施
当纠正措施预定完成日期已到,或当管理者代表已接到完成的通知时,应委派一名内部审核员去验证其完成情况。内审员检查纠正措施已被采取并证明有效后,在纠正措施要求表中的“验证”栏中签字。如在规定的期限内未能完成纠正措施,OSH管理者代表应对此进行跟踪。如无正当理由或未能规定出可接受的修正期限,该问题应向最高管理者报告。
7.记录的保存
管理者应保存一份档案,内存所有的审核报告及纠正措施要求表,并有一览表记录它们的完成状态。
